RODO w salonie beauty – pytania i odpowiedzi prawnika #2 – VOD

Dostęp do nagrania zamkniętego webinaru, na którym radca prawny Ilona Przetacznik odpowiada na pytania dotyczące praktycznych aspektów wdrożenia RODO w gabinecie BEAUTY.

Poniżej znajdziesz obszerną listę pytań, na które odpowiadamy w webinarze.

Strona internetowa gabinetu i newsletter

• Co należy zrobić na stronie internetowej gabinetu w związku z wejściem w życie RODO?
• Jak zbierać zapisy na gabinetowy newsletter zgodnie z RODO?
• Co ze starymi formułkami zgód, które mają odniesienia do Ustawy z 29 sierpnia 1997 o ochronie danych osobowych?

Dokumentacja RODO

• Czy w dokumentach RODO trzeba wpisywać adres firmy? W których?
• Firmę mam zarejestrowaną u siebie w domu, czy muszę publicznie podawać swój adres domowy?
• Adres firmy różni się od adresu gabinetu – który adres powinien znaleźć się w dokumentach?
• Czy mogę mieć w dokumentacji wpisane więcej danych, niż w rzeczywistości przetwarzam, nawet jeżeli w trakcie okaże się, że jednak ich nie przetwarzam?
• Czy wypełnienie analizy ryzyka jest obowiązkowe?

Zbieranie zgód i podpisów pod obowiązkiem informacyjnym

• Jakie dokumenty należy dawać do podpisania klientom?
• W jaki sposób zbierać potwierdzenia zapoznania się z obowiązkiem informacyjnym?
• Obowiązek informacyjny jest strasznie długi, nie mieści się w karcie klienta, jak z tego wybrnąć?
• Czy na wpisanie klientki do elektronicznej bazy danych potrzebna jest odrębna zgoda?
• Czy zgodę na przetwarzanie danych i wysyłkę newslettera można umieścić w jednym punkcie?
• Czy trzeba dawać klientkom do podpisania upoważnienia do przetwarzania danych?
• Czy kosmetyczka, która odbiera takie informacje również powinna się pod tym podpisać?
• Czy zgody trzeba układać alfabetycznie lub datami? Czy trzeba klientce przydzielić numer porządkowy? Jak później odszukać zgodę konkretnej klientki, jeśli np. zażąda usunięcia z bazy swoich danych?
• Czy można archiwizować zgody na komputerze?
• Czy możemy odmówić usunięcia danych klientki? Na jakiej podstawie?
• Co z obecnymi zgodami – czy przestają być aktualne? Trzeba je zbierać ponownie, a może dołączyć jakiś aneks?
• Czy trzeba usunąć wszystkie karty klienta i robić zbiór od nowa?
• Czy klientkom należy dawać kopie dokumentów?

Praktyczne sytuacje z życia gabinetu

• Jeśli klientka umawia się na wizytę telefonicznie, to czy możemy zapisać jej imię, nazwisko i numer telefonu w kalendarzu?
• Czy można zapisać numer klientki w telefonie firmowym?
• Czy można oddzwonić do klientki, jeśli mamy połączenie nieodebrane, bo np. wykonywałyśmy zabieg?
• Czy kalendarz papierowy i telefon ma być umieszczony w szafce/szufladzie zamykanej na klucz?
• Czy po 25 maja mamy założyć nowy kalendarz dla klientek, a stary zniszczyć?
• Co zrobić, jeśli klientka podczas wizyty w gabinecie odmawia podania swojego imienia i nazwiska?
• Jak podejść do bonów podarunkowych? Czy mogę wpisywać nazwisko osoby, dla której został zakupiony bon?
• Co zrobić w sytuacji, w której do gabinetu przychodzi klientka z polecenia i chce wykonać ten sam zabieg, który miała koleżanka, ale nie pamięta dokładnie jaki? Można to ujawnić?
• W jaki sposób odpisywać na wiadomości klientek, które chcą zapisać się na zabieg przez Facebooka (fanpage/messenger)?
• Co w przypadku, w którym prowadzeniem facebookowego profilu gabinetu zajmuje się inna osoba? Jakie dokumenty trzeba z nią podpisać?
• Jak się zabezpieczyć przed zablokowaniem profilu gabinetu na Facebooku przez nieuczciwych pracowników?
• Co w przypadku, w którym jedna koleżanka chce umówić drugą na zabieg?

Zdjęcia klientek z zabiegów i dane biometryczne

• Co w przypadku, w którym oprócz zwykłych danych klientek dodatkowo zbieram zdjęcia?
• Czym są dane biometryczne?
• Czy zdjęcia można zakwalifikować jako dane biometryczne?
• Czy na publikację zdjęć, np. na Facebooku potrzebna jest osobna zgoda?
• Czym różni się przetwarzanie i rozpowszechnianie wizerunku?
• Co ze zdjęciami dłoni, paznokci, czy na to też potrzebuję zgody?
• W jakiej formie zbierać takie zgody?
• Co zrobić, jeśli klientka nie zgada się na zrobienia zdjęcia do dokumentacji po zabiegu?
• Jakie elementy powinny znaleźć się w umowie z modelką, która pozuje nam do reklamy gabinetu?

Współadministrowanie danymi

• Czym jest współadministrowanie danymi?
• Czy jeśli w jednym gabinecie pracuje np. fryzjerka i kosmetyczka (każda ma własną firmę) to można to zakwalifikować jako współadministrowanie?
• Czy są sytuacje, w których dwie firmy pracujące w jednym miejscu nie są współadministratorami?
• Co w sytuacji, w której dodatkowo macie wspólną recepcjonistkę?
• Co to w praktyce oznacza, że mamy współadministratora danych?
• Jakie obowiązki w stosunku do klientek trzeba spełnić?
• Co umieścić w dokumentacji RODO?
• Czy wspólna organizacja imprezy dla klientek z inną firmą np. z klubem fitness również oznacza współadministrowanie?
• Współpracuję z kosmetyczką, która przyjeżdża do mnie kilka razy w miesiącu i wykonuje zabiegi w moim gabinecie. Czy to też będzie współadministrowanie?
• Czy są jakieś zagrożenia związane ze wspólnym administrowaniem danymi?
• Czym różni się współadministrowanie od udostępniania danych?
• Czym różni się współadministrowanie od powierzania danych?
• Czy firmom, z którymi współpracuję trzeba dawać do podpisu upoważnienia do przetwarzania danych?

Monitoring w gabinecie kosmetycznym

• Czy na monitoring w gabinecie potrzebna jest zgoda klientki?
• Jakich formalności w stosunku do klientek trzeba dopełnić, żeby monitorować gabinet zgodnie z RODO?

Najważniejsze informacje o wykładzie VOD

ODPOWIEDZI NA PYTANIA

Co to znaczy „VOD”?

VOD (z ang. video-on-demand) oznacza video na życzenie. Kupując wykład VOD, kupujesz dostęp do wykładu umieszczonego na mojej platformie szkoleniowej. Możesz go oglądać bez ograniczeń w dowolnej chwili. Jedyne, czego potrzebujesz to urządzenie z dostępem do internetu.

Jak dostęp wygląda w praktyce?

Po opłaceniu zamówieniu natychmiast otrzymasz maila z danymi dostępowymi do mojej platformy szkoleniowej. Wystarczy, że się zalogujesz i możesz korzystać. Jeśli w przeszłości kupowałaś już materiały video, po prostu zaloguj się na swoje konto. Dostęp do niego zostanie odblokowany automatycznie po zaksięgowaniu płatności, co w przypadku płatności online zwykle zajmuje zaledwie kilka sekund.

Czy mogę pobrać video na swoje urządzenie?

Nie, ponieważ jest to VOD. Kupujesz dostęp do materiału video, a nie sam materiał video. Podobnie jak ma to miejsce na wszelkich platformach do oglądania filmów i seriali. Różnica polega na tym, że na platformach filmowych dostęp masz tylko wtedy gdy regularnie opłacasz abonament. U mnie za wybrany materiał płacisz tylko raz, dostęp masz bezterminowo. Dodatkowo do niektórych wykładów są dołączane uzupełniające materiały, np. karty pracy – tego typu materiały możesz pobrać na swoje urządzenie.

Co się stanie, jeśli zapomnę hasła?

Podobnie jak w większości serwisów internetowych możesz skorzystać z mechanizmu odzyskiwania hasła. Gdyby wiadomość do zresetowania hasła do Ciebie nie dotarła, napisz do mnie na maila: sklep@gabinetodzaplecza.pl

Co zrobić, jeśli nie dostałam maila z danymi dostępowymi do kursu?

Zacznij od zerknięcia do folderów: spam, oferty, powiadomienia, inne itd. – maile często tam wpadają. Możesz również wpisać w wyszukiwarkę na swojej poczcie hasło „gabinetodzaplecza” – w ten sposób czasami znajdują się maile, których teoretycznie nigdzie nie ma. Jeśli wiadomość się nie odnajdzie, napisz do mnie na maila: sklep@gabinetodzaplecza.pl. Możesz również skorzystać z mechanizmu odzyskiwania hasła: zacznij logowanie mailem, z którego składałaś zamówienie i kliknij „Nie pamiętasz hasła?”. 

Dodaj VOD do koszyka i obejrzyj pozostałe produkty w moim sklepie! Mam więcej takich przydatnych materiałów!